Por: Ing. Diego Valerio
La buena planificación es el éxito para que muchos de los proyectos que nos planteamos puedan llegar a cumplirse en alcance, tiempo, calidad, costo y muchos otros principios más que nos ayudan a generar entregas eficaces y eficientes, pero para ellos una de las principales claves además de tener claramente definido el alcance, es tener un buen cronograma para luego darle constante seguimiento desde el inicio hasta la entrega de la obra.
¿Qué es un cronograma?
Primero, el cronograma de trabajo, es una representación gráfica y sencilla de las actividades que se van a realizar para alcanzar un objetivo, mediante el uso de recursos, tiempos y cumplimiento de requerimientos con una descomposición lógica de todo lo que hay que hacer, para lograr simplificar el trabajo.
Ventajas del cronograma
El elaborar un buen cronograma de trabajo nos generará una serie de ventajas en nuestro proyecto dentro de las cuales podríamos encontrar:
Organiza al equipo, porque cada uno de sus miembros sabe hacia dónde tiene que ir con una lista de objetivos por cumplir y cada quien se puede enfocar en lo que debe.
Ayuda a la dirección y seguimiento, porque al tener un control de las actividades que se van a desarrollar, saber en dónde se está y conocer el avance del proyecto, permite tomar decisiones más fácilmente.
Es una herramienta que permite asignar de manera eficiente los recursos con que se cuenta y logra una mejor distribución, que posteriormente se verá reflejado en un buen manejo del presupuesto.
Evalúa los resultados en todo momento porque permite tomar una fotografía en cada una de las etapas y saber el avance o lugar donde nos encontramos sea adelantados, a tiempo o retrasados en las entregas que hay que realizar.
Es un instrumento de comunicación con gran parte de los interesados del proyecto porque nos ayudará a coordinar qué actividades y en qué momento entra cada uno de los participantes a desarrollar sus asignaciones.
Genera compromiso en los participantes del proyecto porque el definir un plazo para cada una de las entregas ayuda a garantizar su cumplimiento por de sus responsables.
Pasos para desarrollar el cronograma
En la gestión de un proyecto debe darse una planificación precisa de cada una de las tareas a realizar para cumplir los entregables planteados en el alcance y para ello, el tiempo es un factor primordial porque toda obra va a estar limitada por un inicio y un fin, en fechas que hay que respetar y tratar de cumplir y para lograrlo el desarrollo del cronograma tiene algunos pasos clave que se repetirán independientemente de la metodología que utilicemos para realizarlo. Entre estos pasos están los siguientes, que a medida de sugerencia se deben tratar en el mismo orden que se mencionan:
Revisar el alcance: Es la primera actividad porque el alcance es la suma de todos los productos y requisitos que debemos entregar y conocer qué se incluye y qué no se incluye para realizar el trabajo requerido y completarlo con éxito.
Identificar las actividades: Estas son una tabulación de las tareas que se incluirán en el cronograma, que normalmente vienen de una estructura de desglose de trabajo realizada de forma previa donde se dan de forma detallada y con explicaciones todo lo que lo que se debe entregar. Estas actividades deben ser planificadas teniendo en cuenta todos los factores y circunstancias que puedan poner en riesgo al proyecto.
Generar una secuencia lógica: Esto significa que cada una de las actividades tendrá un grado de prioridad, donde habrá cosas más importantes e hitos o eventos significativos que normalmente no tienen una duración pero que a menudo se necesitan para definir el completamiento de tareas, además porque al secuenciarlas conoceremos que hay actividades que dependen de otras como la obtención de un permiso de construcción y también actividades que pueden desarrollarse simultáneamente.
Identificar los recursos de cada actividad: Estos serán tanto económicos, materiales o humanos, dado que no solo se necesita conocer qué materiales vamos a necesitar para el desarrollo de cada una de las actividades sino también quienes las harán, cuál es el costo mediante una previsión eficaz sin poner en riesgo el proyecto. Por ejemplo, necesitaremos una cantidad de sacos de cemento, piedra, arena y agua, con un costo unitario además de determinado número de horas hombre para generar un metro cúbico de concreto para el relleno de una columna.
Estimar los tiempos: Es definir la duración de cada una de las actividades a realizar de una forma realista y en base a los recursos con que se cuenta porque no será lo mismo hacer una zanja durante una semana y con mucho personal con palas y picos, que hacer la misma zanja utilizando maquinaria y durar solamente unas cuantas horas.
Distribuir las actividades: Porque cada miembro del equipo debe responsabilizarse por una serie de actividades según las características técnicas y profesionales que tenga, porque dependiendo de la complejidad contaremos con especialistas en cada una de las áreas.
Controlar y dar seguimiento: Cuando ya tenemos el cronograma completo, este se debe revisar constantemente para añadir y tomar decisiones para mejorarlo, siempre que sea posible, ajustando los recursos, tiempos o incluso desglosando más las actividades para un mayor control.
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